Politique de Confidentialité et Données Personnelles
Dernière mise à jour : 19 avril 2026
1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données personnelles collectées via l'Espace Client et le site est :
HIPPOCAMPE IMPORT EXPORT (SAS)
Adresse : 7 RUE PASCAL 33370 TRESSES (FRANCE)
Email pour toutes demandes liées aux données : [email protected]
2. Quelles données collectons-nous ?
Dans le cadre de l'utilisation de notre portail B2B, nous collectons de manière loyale et transparente les catégories de données suivantes :
- Données d'identification : Nom, prénom, fonction/titre, identifiant de connexion.
- Données de contact : Adresse électronique professionnelle, numéro de téléphone professionnel, adresse postale.
- Données relatives au suivi d'affaires : Historique de vos expéditions, colis, véhicules, devis, factures et documents de transport (pouvant inclure sporadiquement les coordonnées de vos destinataires finaux).
- Données techniques de connexion : Adresses IP, logs d'accès, horodatage des connexions, données de sécurité et traceurs stictement nécessaires.
Principe de minimisation : HIPPOCAMPE IMPORT EXPORT s'engage à ne collecter que les données strictement nécessaires aux finalités décrites ci-dessous.
3. Finalités et Bases Légales
| Pourquoi utilisons-nous vos données ? (Finalité) | Sur quelle base légale (RGPD) ? |
|---|---|
| Création et gestion de votre compte Espace Client. | Exécution du contrat (Art. 6.1.b) |
| Suivi et exécution des prestations de transport, transit et douane. Mandats d’expédition. | Exécution du contrat (Art. 6.1.b) |
| Facturation, gestion comptable, recouvrement et archivage légal. | Obligation légale (Art. 6.1.c) |
| Support client, suivi de la qualité de service et envoi de notifications techniques liées au service. | Intérêt légitime et Exécution du contrat (Art. 6.1.f & b) |
| Sécurisation du portail (lutte contre la fraude, gestion des logs de sécurité). | Intérêt légitime de sécurisation des SI (Art. 6.1.f) |
4. Destinataires de vos données
Vos données personnelles sont strictement confidentielles. Elles ne sont traitées que par les personnes habilitées au sein de HIPPOCAMPE IMPORT EXPORT (Service client, Exploitation, Comptabilité, Direction).
Pour la bonne exécution de nos services, certaines de vos données peuvent être transmises à nos sous-traitants, lesquels agissent strictement sur notre instruction :
- Notre infrastructure matérielle est auto-hébergée (serveurs propres situés à notre siège social en France, 7 RUE PASCAL 33370 TRESSES), garantissant la maîtrise totale de nos données.
- Les services DNS et le pare-feu applicatif web (WAF) sont assurés par Cloudflare, Inc.
- Nos prestataires d'expédition et partenaires maritimes/douaniers, uniquement lorsque cela est indispensable à l'acheminement physique de vos marchandises.
- Aux autorités judiciaires ou étatiques (Douanes), si la loi l'exige.
Aucune donnée personnelle n'est revendue à des tiers à des fins commerciales.
5. Durée de conservation
Vos données sont conservées pour des durées proportionnelles aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées :
- Comptes Espace Client : Vos données sont conservées pendant toute la durée de la relation commerciale. En cas de compte inactif pendant plus de 3 ans, le compte sera supprimé ou anonymisé.
- Documents de transport, logistiques et douaniers : Conservés le temps de la prestation puis archivés selon les durées de prescription légale ou douanière en vigueur (généralement entre 3 et 5 ans).
- Données comptables et de facturation : Conservées pendant 10 ans conformément aux obligations légales du Code de Commerce.
- Logs de connexion et traçabilité de vos actions sur notre espace sécurisé : Conservés pour une durée n'excédant pas 1 an (6 mois généralement pour les IP).
6. Sécurité des données
Travaillant dans un écosystème extranet B2B, HIPPOCAMPE IMPORT EXPORT met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles renforcées :
- Chiffrement SSL/TLS des flux (HTTPS obligatoire).
- Chiffrement natif des mots de passe.
- Cloisonnement strict des accès : vous ne voyez que les dossiers rattachés à votre entreprise/compte client.
- Sauvegardes chiffrées quotidiennes, protégées contre les altérations.
7. Politique des Cookies
HIPPOCAMPE IMPORT EXPORT se veut respectueux de votre terminal. L'Espace Client s'appuie uniquement sur des cookies et des stockages de session essentiels dits « de sécurité et de session ».
Conformément aux directives de la CNIL, ces cookies de fonctionnement purs sont exemptés de votre consentement formel au préalable (ils permettent le maintien de votre session authentifiée (Cookies ".AspNetCore.Cookies", JWTTokens), le stockage de vos préférences d'affichage (mode sombre, taille d'UI, etc.)).
Si à l'avenir, des outils nécessitant la pose de traceurs non-strictement nécessaires (pub, web analytics externe non-anonymisé stricte) devaient être intégrés, un gestionnaire spécifique de consentement vous sera proposé de manière loyale.
8. Vos Droits Informatique et Libertés
En vertu de la loi Informatique et Libertés et du RGPD de l'UE (articles 15 à 22), vous disposez de droits sur vos données personnelles pouvant être excercés à tout moment :
Droit d'Accès
Obtenir la confirmation que nous traitons vos données et en recevoir une copie lisible.
Droit de Rectification
Exiger la mise à jour de vos données obsolètes (que vous pouvez aussi modifier sur votre page Profil).
Droit à l'Effacement
Demander l'effacement définitif de vos données (sous réserve de nos obligations comptables et logistiques).
Droit d'Opposition et de Limitation
Vous opposer à un traitement légitime précis ou demander la suspension temporaire de celui-ci.
Comment exercer vos droits ?
Pour excercer ces droits, contactez notre Référent Données :
- Par courriel : [email protected]
- Par voie postale à l'attention de la Direction : HIPPOCAMPE IMPORT EXPORT, 7 RUE PASCAL 33370 TRESSES.
Afin de vous identifier avec certitude, merci de spécifier dans la requête l'adresse email rattachée à votre Espace Client. Une réponse vous sera apportée au plus tard sous 30 jours (délai légal).
Droit de recours auprès de la CNIL
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous avez la possibilité d'adresser une réclamation directement auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (www.cnil.fr).